El proceso de incorporación de nuevos trabajadores en 2025 exige cumplir con la normativa laboral vigente, utilizar los modelos oficiales de contrato y recopilar la documentación obligatoria. Esta guía práctica está diseñada para facilitar un proceso de contratación seguro, ordenado y conforme a derecho.
Si necesitas una referencia general sobre los tipos de contrato disponibles este año, puedes revisar nuestra Guía completa sobre contratación laboral en España 2025-2026.
Modelos oficiales de contrato laboral
En España y Cataluña, los modelos oficiales están disponibles a través del SEPE, que mantiene actualizados todos los formatos en su portal. Las empresas deben asegurarse de utilizar siempre la versión vigente publicada por la administración. Si vas a incorporar a una persona joven o recién titulada, conviene comparar antes las dos modalidades formativas: lo explicamos en contrato de prácticas frente a contrato de formación en alternancia.
| Tipo de contrato | Finalidad y usos principales | Modelo oficial |
|---|---|---|
| Indefinido | Relación estable, sin límite de tiempo, en jornada completa o parcial. | Modelo SEPE |
| Temporal | Necesidades ocasionales: sustitución, circunstancias de la producción, interinidad. | Modelo SEPE |
| Formativo | Contratos de formación en alternancia o prácticas vinculados a titulación oficial. | Modelo SEPE |
| Fijo-discontinuo | Trabajos estacionales o intermitentes, muy habitual en turismo, educación y agricultura. | Modelo SEPE |
Todos los contratos deben formalizarse por escrito, entregarse al trabajador y comunicarse al SEPE en un plazo máximo de 10 días. Esta obligación deriva del Estatuto de los Trabajadores y del procedimiento establecido por la autoridad laboral.
Para evitar errores en procesos de inspección, te recomendamos consultar también nuestra guía sobre cómo preparar tu empresa para una Inspección de Trabajo.
Documentación obligatoria para la incorporación
Antes del inicio de la relación laboral y durante el proceso de onboarding, la empresa debe recopilar, verificar y custodiar la siguiente documentación:
- Contrato firmado por ambas partes.
- DNI, NIE o pasaporte y permiso de trabajo válido, si aplica.
- Afiliación a la Seguridad Social (TA.2S) o número asignado previamente.
- Modelo 145 de comunicación de datos al pagador (retenciones IRPF), conforme a la Agencia Tributaria.
- Reconocimiento médico inicial cuando el convenio o la evaluación de riesgos lo exija.
- Declaración de no incompatibilidad y ausencia de inhabilitaciones (según puesto).
- Documento de información sobre protección de datos, siguiendo los criterios de la Agencia Española de Protección de Datos.
- Convenio colectivo aplicable entregado y comunicado al trabajador.
- Información sobre PRL y entrega de EPI cuando proceda.
- Firma del protocolo de acoso o igualdad para empresas con más de 50 empleados (según Inmujeres y legislación vigente).
- Registro obligatorio de jornada conforme a la normativa 2025 sobre control horario digital.
El uso de plantillas y modelos actualizados evita sanciones en el control documental. Iberley y el SEPE publican versiones vigentes verificadas conforme al BOE, especialmente útiles para contrataciones temporales o formativas.
Aspectos prácticos y recomendaciones
Recomendaciones clave:
- Utiliza siempre modelos oficiales del SEPE para evitar errores formales.
- Realiza el alta en la Seguridad Social antes del inicio del contrato.
- Entrega todos los documentos preventivos (PRL, EPI, políticas internas) desde el primer día.
- Digitaliza la documentación con firma electrónica válida.
- Asegura el cumplimiento del registro horario digital obligatorio.
- En contrataciones especiales (discapacidad, jóvenes, formación), adjunta acreditaciones y certificados exigidos por ley.
- Para mejorar la eficiencia del onboarding, incorpora políticas de compensación ajustadas; puedes revisar nuestro artículo sobre planes de retribución flexible.
Descarga de modelos oficiales
Los modelos actualizados de contrato laboral siempre deben descargarse desde fuentes oficiales. El SEPE dispone de la versión vigente de todos los contratos, accesible en su portal oficial: Modelos oficiales de contratos (SEPE)
El Ministerio de Igualdad y el Instituto de la Mujer también ofrecen guías de cumplimiento para protocolos de igualdad, prevención del acoso y obligaciones documentales, especialmente para empresas de más de 50 trabajadores: Materiales oficiales de Inmujeres
Conclusión
Un proceso de incorporación bien ejecutado garantiza seguridad jurídica, mejora la experiencia del trabajador y evita sanciones administrativas. Utilizar los modelos oficiales, custodiar correctamente la documentación y cumplir con las obligaciones laborales y preventivas es esencial para cualquier empresa.
Para una gestión completa de contrataciones, modelos oficiales, bonificaciones, obligaciones en PRL o inspecciones, puedes contar con nuestro servicio especializado de Asesoría Laboral, donde te acompañamos en cada fase del proceso, desde la preparación documental hasta la formalización del contrato y su comunicación oficial.
